در این مقاله به بررسی اهمیت پیشبینی هزینه‌ها در راه اندازی و یا اداره یک کسب‌وکارها می‌پردازیم و تاثیرات منفی عدم پیشبینی دقیق هزینه‌ها در پروژه‌ها و دیگر فعالیت‌های هر کسب‌وکار را بررسی می‌نماییم. در ادامه می‌خوانیم که چگونه یک پروژه به ظاهر سودآور میتواند برای یک کسب‌وکار ضرر ایجاد کند و چگونه می‌توان به کمک راهکارهای عملیاتی و ساده از این اتفاقات جلوگیری کرد.
پیشبینی هزینه‌ها (Projected Costs) چیست؟
پیشبینی هزینه‌ها، بخش مهمی از فرآیند بودجه ریزی پروژه می‌باشد. مارکوس لمونیز یکی از فعالان حوزه کسب وکار همواره بر این نکته تاکید می کند که شما به عنوان صاحب یک کسب کار باید “اعداد خود را بدانید”. درک قوی از اعدادی چون میزان درآمد از فروش سالانه، هزینه‌ها، حاشیه سود و… به صاحب کسب و کار کمک میکند تا بتواند برنامه ریزی دقیقی برای سال آینده کسب وکار خود داشته باشد و یا بودجه بندی دقیقی برای پروژه‌های خود انجام دهد.
با در نظر گرفتن اهمیت پیش بینی هزینه‌ها حال پاسخ به این سوال بسیار اهمیت پیدا میکند که پیش بینی هزینه‌ها را چگونه و بر اساس چه عواملی باید انجام داد؟ معمولا پیشبینی هزینه‌ها در یک پروژه و یا در یک بازه زمانی مشخص، بر اساس دو عامل ۱-میزان فروش و ۲-اطلاعات هزینه های پیشین انجام می‌گیرد. نکته بسیار مهم تخمین زدن بر مبنای اطلاعات گذشته می باشد.
اگر کسب وکار و یا پروژه ای که قصد پیش بینی هزینه های آن را دارید در سال‌های قبل فعال بوده و یا پروژه مشابه آن در مجموعه شما به انجام رسیده، حتما اطلاعات مالی آن‌ها را مبنای پیش بینی خود قرار دهید اگر این طلاعات در کسب وکار شما وجود ندارد سعی کنید این اطلاعات را از منابعی چون گزارش های سالیانه، شرکت های همکار و… به دست آورید و تا حد امکان از تخمین زدن بدون اطلاعات پرهیز کنید. اگر علیرغم تمام تلاش‌ها به هیچ اطلاعاتی دست نیافتید تخمین زدن بدون اطلاعات، مفید تر از انجام پروژه بدون هیچ تخمین و پیش بینی هزینه می باشد.
پیش بینی هزینه‌ها همچنین در هنگام راه اندازی یک و کسب وکار بسیار حائز اهمیت می باشد . برای مشخص کردن پیش بینی دقیق از هزینه‌های راه اندازی یک کسب وکار، باید در گام نخست قیمت‌های تخمینی برای محصولات و یا خدمات خود تعیین کنید و بر این مبنا، میزان فروش تخمینی خود را محاسبه نمایید. سپس میزان فروش تخمینی خود را با هزینه‌های تخمینی برای راه اندازی کسب وکار و همچنین پول نقدی که در دسترس دارید مقایسه نمایید. این محاسبه اولیه در بسیاری از مواقع اطلاعات بسیار مفیدی را در اختیار شما قرار می دهد.
مثلا فرض کنید که شما در فکر راه اندازی یک فروشگاه آنلاین برای فروش کلاه هستید با توجه به نرخ بازار می‌دانید که کلاه های شما با قیمتی به طور متوسط ۱۰۰ هزار تومان امکان فروش در وب سایت تان را دارند . حال هنگامی که در این مرحله هزینه های خود را محاسبه می کنید متوجه می شود که برای مواردی چون راه اندازی وب سایت، سئو، تولید محتوا و … باید مبلغ ۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان هزینه نمایید حال با یک حساب سر انگشتی متوجه می شوید که باید حدود ۱۰۰۰ کلاه بفروشید تا بتوانید هزینه های اولیه خود را تامین نمایید در نظر گرفتن این اطلاعات اولیه و ساده در کنار اطلاعاتی چون توان شما در فروش کلاه، میزان زمان تان، هزینه های فروش هر کلاه شامل ارسال و بسته بندی و… و همچنین حقوق و دستمزد ها و سودی که در نظر دارید و… می تواند تصویر دقیق تری از کسب وکار مدنظرتان ایجاد نماید.
این روش به شما کمک می کند که دوام کسب وکاری که قصد راه اندازی آن را دارید بسنجید. همچنین مدت زمانی که طول می کشد تا کسب وکار شما به سود دهی برسد را محاسبه نمایید. با این روش همچنین می‌توانید بررسی کنید که اولویت هزینه کرد شما به چه صورت می تواند باشد و در چه زمانی می توانید به خود نیز حقوق پرداخت کنید و یا سود برداشت نمایید؟
تفاوت پیش بینی هزینه‌ها(Projected Costs) با هزینه‌ها(Actual Costs) در چیست؟
تفاوت اصلی پیش بینی هزینه‌ها و هزینه‌ها، که می توانیم آن را به سادگی بیان کنیم در خود مفهوم “پیش بینی” می باشد. به عبارت دیگر “پیش بینی هزینه ها” ماهیت تخمین دارد و “هزینه ها” مقدار پولی هستند که شما واقعا آن را پرداخت می کنید. محاسبه هر دو عدد “پیشبینی هزینه ها” و خود “هزینه ها” قبل و بعد از هر معامله، هر پروژه و یا هر سال مالی به فهم دقیق تر شما از کسب وکارتان کمک می نماید.
تصور کنید یک شرکت پیش از شروع پروژه و هنگام محاسبه پیش بینی هزینه‌ها این برآورد را داشته باشد که یک پروژه مشخص با صرف ۱.۰۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان هزینه می تواند ۱.۲۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان درآمد ایجاد کند و بر این اساس سود تخمینی خود را ۲۰۰.۰۰۰.۰۰۰ تومان در نظر بگیرد . پس از انجام پروژه اما عملا شرکت مبلغی بیش از عدد تخمینی خود مثلا ۱.۳۰۰.۰۰۰.۰۰۰را به دلایلی چون اشتباهات منابع انسانی، افزایش قیمت ها، خطا در تخمین صحیح و… هزینه کرده باشد و این امر موجب شود که نه تنها سودی از این پروژه پس از صرف انرژی فراوان حاصل نشده باشد بلکه شرکت در این پروژه ضرر نیز داده باشد. نتیجه اینکه این موضوع بسیار حائز اهمیت است که شرکت ها در هر پروژه و یا دوره مالی بتوانند تخمین دقیق تری از هزینه ها پروژه ها و یا دوره مالی پیش رو داشته باشند .
چگونه یک برنامه تخمین هزینه موفق و دقیق تدوین کنیم ؟
مشاهده دقیق هزینه ها و کنترل آن ها فعالیتی مستمر، دشوار و بسیار ضروری می‌باشد. این موضوع بسیار حائز اهمیت است که همواره اعداد کسب وکار خود را بشناسیم و آن ها را مبنای تصمیم گیری ها و فعالیت های خود در کسب وکار مان قراردهیم. چه در حال راه اندازی کسب و کار خود هستید و یا اگر به فکر رشد کسب وکار فعلی خود می باشید پیش بینی هزینه ها یک معیار مهم برای شما ایجاد میکند. معیاری که میتواند مبنای شما برای بسیاری از تصمیم گیری ها و فعالیت های شما باشد و این امکان را به وجود می آورد که بر اساس پیش بینی هزینه های خود، ارزیابی و بروزرسانی دقیقی بر روی بودجه بندی خود داشته باشید.
هرچند که تغییرات بازار همواره اتفاق می افتند و انتظارات شما را به چالش می کشند اما پیشبینی هزینه ها و در ادامه مقایسه آن با هزینه های واقعی، باعث می شود که در هر تجربه شما زیرک تر و با تجربه تر شوید و در هر مرحله بتوانید تخمین دقیق تری از هزینه های کسب وکار خود داشته باشید. اگر شما عادت کنید که همواره هزینه های خود را پیشبینی کنید و داده های مستخرج از آن را به کار بگیرید می توانید بودجه های پروژه ها را به صورت دقیق تعیین کنید و در راستای دستیابی به اهداف کسب وکار خود پیش بروید.
